印章管理信息化为印章管理员带来哪些价值?

时间:2021-05-19 17:17:57       来源:财讯网
      印章是企业管理中职权落实的主要凭证,庞大的印章数量、高频的使用现状、繁琐的流程,都对印章管理员提出了极高的要求。

印章管理员的职责,主要是围绕公司印章使用是否符合规章制度,对印章使用人、使用文件、使用次数等信息的一致给予审核、监督。

那么,对印章管理员来说,工作会有哪些难题?信息化能为他们解决这些问题吗?信息化还具有哪些价值?

印章管理中存在的问题:“难管理、管不住、不好管、管不过来”

一、真实用印情况难收集,难形成使用数据。

传统印章管理模式下,用印情况通常是通过纸张进行登记,盖了什么文件、是谁盖的等信息难以准确记录。印章管理员在对上级部门、企业管理者汇报时,难有详实的数据作为依据,也难以形成可供参考的分析报表。工作成效难以直观体现。

二、用章不规范、权责不分明,印章管理员成“背锅侠”。

实际工作中,因为审批流程较繁琐、领导不在公司等情况,员工有时不会按照制度办事。例如员工着急签合同,只有领导非书面授权就要求盖章,印章管理员也不得不盖。一旦冒出风险,没有书面证明,印章管理员就成了“背锅侠”。

印章管理信息化为印章管理员带来哪些价值?

三、“人情章”、“领导章”埋下风险隐患。

企业内部一些员工、领导有时出于自身需求,不经过审批流程,靠人情或关系让印章管理员为其盖章。印章管理员碍于情面,难拒绝这些盖章要求。这就为企业埋下了风险隐患。一旦造成法律纠纷、经济损失,后果都要由公司承担。

四、“盖章”基础工作量大,影响“管章”工作的提升。

企业印章多、盖章量大,经常外带办事或者出差盖章,印章管理员花费较多时间与精力在“盖章”、“监章”这类基础工作上,影响“管章”工作的提升。印章管理员如能有效加强审核、监督等工作,有助于个人能力提升和企业稳健发展。

印章管理信息化为印章管理员带来哪些价值?

信息化为印章管理员带来的助力

章管家-印章智慧管理解决方案,以物联网、移动互联技术为传统实体印章加上智能锁,以智能印章配合管理台,使印章可远程实时管控,盖章前、中、后全程监控记录,责权清晰、控制印章风险。

1,不授权无法用章,“加急章”、“人情章”不能盖。

审批不通过、流程没走完时,智能印章不能使用,杜绝了印章管理员被迫盖章的情况。

如果需要加急盖章,领导不在公司也能通过APP进行审批,流程很快就能走完。特殊情况,员工还可以申请“远程盖章”,领导可以远程实时确认是否盖章。

人手里拿着手机

描述已自动生成

2,建立印章管理台,实时掌握印章动态,便于工作汇报及追溯。

章管家管理台可以查看企业全部印章的动态信息,包括分子公司章、项目部章等。用印台账自动生成,同步记录每一次盖章的时间、地点、文件、人员、影像资料,确保反馈真实有效。

印章管理员可以随时随地查看用印详情。台提供的印章多维度统计报表便于工作汇报及问题追溯,为企业管理层提供重要的决策支持。

3,授权后可自助用章,减轻管理人员基础工作量。

目前,章管家智能终端包括智能印章、用印工作台、智能印章柜,结合管理台,适用于大多数用印场景。企业内部用章,可以打造印章服务中心,实现24小时无人值守自助用印。

授权后,员工可以自助用章。无论是在企业内部用章,还是外带用章,智能用印时全程监控、可随时追溯、责任到人。印章管理员不再“盖章”,而是“管章”,规范员工合规用章,也保护了自身的合法权益。

印章管理信息化为印章管理员带来哪些价值?

4,印章保管责权清晰

章管家对印章全生命周期进行管理,从印章的申请、刻制、保管、使用到销毁,确保责权清晰。分支机构的印章,总部也可以线上管理,监测异常情况,预防违规行为。

以往,因为部门调整或项目完结,旧的印章没有及时收回或销毁,而集团总部不知情。这些“流落在外”的印章仍然具备法律效率,存在风险隐患。

现在,印章管理员可以在章管家的辅助下,全面掌握印章库存情况,减少这一类印章的遗失、乱用,降低经营风险。

电脑的屏幕

描述已自动生成

印章管理信息化,可以帮助企业改变管理模式。员工自助用印更便捷,印章管理员可以改进印章管理的手段和措施,帮助企业加强风险防控,有效降低业务风险,为企业创造更多价值。

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